Früh am Morgen – um 8:30 Uhr – kamen am 28.03. erneut viele Interessierte beim CopAI-Meetup zusammen. Diesmal drehte sich alles um ein zentrales Kommunikationsthema: E-Mails schreiben – klar, professionell und empathisch. Dabei wurde gezeigt, wie KI-Tools wie ChatGPT gezielt beim Formulieren unterstützen können.
✉️ Schwierige E-Mails? KI kann helfen.
Ob unrealistische Aufgaben vom Chef, kulturelle Missverständnisse in internationalen Teams oder emotional aufgeladene Situationen – viele kennen das Gefühl, nicht die richtigen Worte zu finden.
Um das auszuprobieren, arbeiteten wir mit fiktiven E-Mail-Szenarien, die typische Herausforderungen widerspiegelten – ganz ohne sensible Daten. So konnten alle sicher üben und direkt eigene Erfahrungen mit ChatGPT sammeln.
🔑 Der Schlüssel zum Erfolg: Ein guter Prompt
Ein zentrales Learning war: Je klarer und präziser der Prompt (also die Eingabe oder Frage an die KI), desto besser das Ergebnis.
Wer die Situation beschreibt, Rollen der Beteiligten benennt und den gewünschten Ton vorgibt (z. B. sachlich und klar, freundlich und distanziert), bekommt passgenaue Vorschläge – egal ob auf Deutsch, Englisch oder in einfacher Sprache.
Auch Community-Beispiele zeigten: Mit einem gut formulierten Prompt lassen sich sogar komplexe oder kritische Nachrichten stressfreier und souveräner formulieren.
Hier ein Beispiel aus unserem Meetup als Slideshow
💡 Aha-Moment: Fakten checken mit ChatGPT
Ein Highlight war ein Beispiel, bei dem wir auf eine fiktive Anfrage zur Gewerbegründung reagieren wollten. ChatGPT lieferte eine erste Antwort – doch ein Experte aus der Runde merkte sofort: Manche Informationen stimmten so nicht.
Daraufhin baten wir ChatGPT, die Aussagen zu erklären und Quellen anzugeben. Das Ergebnis: Die KI revidierte ihre Angaben und belegte sie mit nachvollziehbaren Quellen.
Ein eindrucksvoller Moment, der zeigte, wie hilfreich es sein kann, der KI gezielte Rückfragen zu stellen.
🧠 Tipp aus dem Meetup: Behandle ChatGPT wie eine neue Kollegin – erkläre genau, was du brauchst, und frage ruhig nach: „Wie kommst du auf diese Info?“ oder „Was ist deine Quelle?“
✅ Fazit
Ob komplexe Inhalte, internationale Kommunikation oder heikle Themen: ChatGPT kann beim Schreiben von E-Mails gezielt unterstützen – und zwar auf eine Weise, die schnell, empathisch und professionell ist.
🙏 Danke an alle Teilnehmenden für den offenen Austausch – wir freuen uns schon auf das nächste Meetup!
